Miten työajanseuranta voi parantaa laskutusta?

Vuoden 2021 alusta on tullut voimaan uusi työaikalaki, jonka mahdollisuuksista myös bloginkin kirjoittelimme. Voit lukea blogin täältä. Tässä kirjoituksessa asiaa tarkastellaan toisenlaisesta kulmasta; nimittäin miten työajanseuranta voi lisätä ja tehostaa laskutusta ja työaikaa.

Sehän nyt on selvää, että jo pelkästään siirtyminen reaaliaikaiseen työajanseurantaan säästää työaikaa sekä työn suorittajalta, että myös tarkastajalta. Pienet purot, isot joet. Mutta kovin olisi lyhyt blogikirjoitus, jos hyödyt jäisivät tähän pähkinänkuoreen enkä avaisi niitä sen enempää. Joten tässäpä auki purtuna työajanseurannan hyödyt laskutuksen näkökulmasta:

Työajan säästö

Otetaan tämä selviö käsittelyyn ensimmäisenä. Kuvitellaan tilanne, jossa yrityksen 10 liikkuvaa asentajaa kirjaa tunnit sinne minne osaa ja muistaa. Joku porukasta nohevana kirjaa työtunnit exceliin ja joku toinen raapustaa tehdyt tunnit tupakkiaskin kylkeen. Yhtä kaikki, se kuuluisa joku muu vielä naputtelee asentajien työtunnit, ylityöt, tasoitukset, pekkaset jne palkanlaskentaohjelmistoon laskettavaksi. Menee monta hyvää tuntia monelta ihmiseltä hukkaan. 

Jokainen työllistävä voi laskea, kuinka kalliiksi tulee, kun 10 työntekijää käyttää työaikaa tehottomasti ja kuinka paljon yksi tehoton työtunti viikossa kertaantuu kymmenhenkisessä porukassa.

Laskutuksen oikeellisuus

Toinen, oikeastaan vielä huomattavasti tärkeämpi parannus manuaaliseen työajanseurantaan on laskutuksen parantuminen ja oikeellisuus. Liikkuvat asentajat kun todennäköisesti nappaa varastolta mukaan milloin mitäkin tilpehööriä asennuksia varten. Tupakkiaskin kyljestä luettuna saattaa osa jos toinen unohtua laskuttaa. Jos niitä on alkujaankaan merkattu.

Työnjohtajalle ilmoitetaan mitä muistetaan ja varmuuden vuoksi vähän Lapinlisällä höystettynä. Joillekin se menee läpi sellaisenaan, mutta virkaintoinen laskujen asiatarkastaja saattaa puuttua epäsäännöllisyyksiin tai epäloogisuuksiin. Laskua korjaillaan, hyvitellään ja taas tehdään turhaa työtä. 

Palvelun parantuminen

Tehokkaassa työajanseurannassa on myös yksi tärkeä tekijä, joka jää monelta huomioimatta. Parantunut palvelu. Miten? Pyöräytetään esimerkin kautta:

Kun hälytyskeikalle lähtenyt asentaja on saanut työn tehtyä, työnjohtaja saa välittömästi tiedon työn suorittamisesta. Olkoon kyseessä vaikkapa rikkoutunut pohjaviemäri, joka aiheuttaa kellarissa vahinkoa ja sen johdosta vesilaitteet ovat pois käytöstä.

Isännöitsijää saadaan tiedotettua reaaliajassa työn etenemisestä ja näin myös isännöitsijän oma asiakaspalvelu ja tiedotus paranee. Ei ole vaikea kuvitella, ketä isännöitsijä käyttää jatkossakin.

Miten laskutus paranee?

Otetaan tällainen konkreettinen esimerkki, miten työajanseuranta voi edesauttaa laskutuksen ja liikevaihdon kasvua:

Asentajat kirjaavat työpäivän alkaneeksi puhelimesta, samalla sovellus seuraa GPS:n avulla ajetut reitit laskutusta ja/tai kilometrikorvauksia ja päivärahoja varten. Työmaalle saavuttua voidaan kirjata eri tunteja eri projekteille ja kustannuspaikoille. Ei ole tavatonta, että yhdellä työmaalla on useampia kustannuspaikkoja, joille työtunnit halutaan jakaa. Näin työmaiden tunnit ja kulut menevät kerralla oikein.

Asentaja ottaa aamulla varastosta täydennystä, sanotaan vaikka putken pätkiä ja kiinnitystarvikkeita. Tuotteita ei tarvitse erikseen kirjata ylös paperille, tai muistaa jäkeenpäin, vaan tuotteet voidaan kirjata kappaleittain / metreittäin tai vaikka painon mukaan. Tuotteet menevät suoraan oikealle kustannuspaikalle sovelluksesta löytyvän tuoteluettelon avulla.

Samalla kertaa ohjelmistosta kertyy oikea laskutusaineisto sekä myös työtunnit, oikeille kustannuspaikoille seurantaa varten. Pekkaset, ylityöt, verovapaat korvaukset ja käytännössä kaikki tarvittavat lisät ovat laskettu oikein ja TESsin mukaisesti valmiiksi. Työntekijän työaikaa jää tekemiseen eikä tuntien kirjaamiseen. Työnjohtajan työaikaa jää projektien ja aikataulujen optimointiin, eikä tuntilappujen läpikäymiseen. 

Muita hyötyjä

"Eikä siinä vielä kaikki" - niinkuin vaatehuoneen mannekiinikin aikanaan sanoi. Listataan nyt listaamisen ilosta muutama muukin hyöty, mitä tehokas työajanseuranta mahdollistaa:

Työaikapankki

Kun työaikaa seurataan muuten kuin läiskimällä tunteja exceliin, voidaan uuden työaikalain mahdollistamaa työaikapankkia hyödyntää esimerkiksi toimihenkilöiden kohdalla. Tarkemmin voit lukea työaikapankista työ- ja elinkeinoministeriön sivuilta

Pienemmät kustannukset

Kun ohjelma osaa tulkita työehtosopimusta ja laskea lisät automaattisesti, säästyy esimerkiksi palkanlaskijan työtunteja tai vastaavasti tilitoimiston selvitystyötä.

Työn kohdistaminen ja suunnittelu

Kun saadaan dataa todellisesta työajasta, töiden suunnittelu ja projektien aikataulutus tarkentuu -> Työmaiden kannattavuus paranee ja tarjoukset tarkentuvat.


Luonnollisesti meiltä saat käyttöösi välineet tehokkaampaan työajanseurantaan.