Sähköinen taloushallinto - Mitä hyötyä siitä on?

"Minä oon aina teheny näin!" sanoi wanhan liiton yrittäjä ja kiikutti kasan paperia tilitoimistoon. Sinänsä homma tulee toki hoidettua noinkin, mutta tehokasta se ei ole. Millään mittarilla. Käynkin tässä blogissa läpi muutamia syitä, miksi sähköinen taloushallinto on järkevä valinta ja mitä se oikeasti hyödyttää.

Tehokkaampi kassavirta

Tehokkaan kassavirran merkitystä ei voi liikaa korostaa. Mikäli tarkoitus on kasvattaa liiketoimintaa, yksi kasvun esteistä ja hidasteista on, että rahoja seisotetaan turhaan asiakkaalla.

Mikäli myyntisaatavia ei seurata reaaliajassa, maksut voivat olla myöhässä useita viikkoja ilman reagointia. Otetaan esimerkki:

Teet kuukauden alussa, sanotaan vaikka maaliskuussa, useita laskuja, osan paperilla, osan sähköpostilla. Jos et ole täysin perillä saatavistasi, maksamaton lasku pahimmillaan huomataan vasta maaliskuun kirjanpidossa, joka tehdään toukokuun 12. päivään mennessä.

Vaikka vahtaisitkin verkkopankissa saataviasi, kulutat turhaan työ- tai vapaa-aikaasi, jonka voisi käyttää muuhun. Moderni ohjelmisto lähettää laskut ja seuraa saatavia automaattisesti sekä voi huolehtia myös muistutus- ja perintäprosessista.

Ei myöhässä olevia tai kadonneita laskuja

Onko laskujen eräpäivät omassa päässäsi? Jos ostolaskuja käsitellään manuaalisesti, ne päätyvät yleensä johonkin mappiin, muistitaululle tai muualle, josta ne pitää vielä eräpäivänä muistaa maksaa. Osa laskuista hautautuu sähköpostiin, osa ehkä menee vahingossa paperisilppuriin. Yhtä kaikki, turhaa työtä ja turhia työvaiheita.

Muistutuslaskuista tulee myös yllättävän iso kuluerä, jota ei tule ajatelleeksi. Koska ne eivät käytännössä näy kuin tuloslaskelmalla, jota pitäisi osata lukea.

Tähän väliin protip: Perusta ostolaskuille yksi sähköpostiosoite, esim. laskut@yritys.fi jonne ohjaat kaikki sähköpostilaskut. Näin ne ovat edes jonkinlaisessa järjestyksessä.

Tosin paras ratkaisu on moderni ohjelmisto. Laskut saapuvat (kyllä, paperiset ja sähköpostilaskut myös) järjestelmään kuvan kera ja laskun kierrätys yrityksen sisällä on helpompaa, nopeampaa ja maksatus onnistuu suoraan ohjelmasta. Ei enää maksumuistutuskuluja tai hävinneitä laskuja.

Ja huomattavasti enemmän aikaa järkevämpään tekemniseen.

Nopeampi laskutus

Moderneilla ohjelmilla on myös ohjelmistojen välisiä rajapintoja, integraatioita. Käytännössä esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmästä tehdyt työsuoritteet voidaan siirtää laskutukseen heti, kun työt on kuitattu valmiiksi.

Muistinvaraisia "montako metriä kaapelia" tai "mitäs tuotteita sinne menikään" ei enää tarvita. Inhimilliset virheet ja unohdukset poistuvat. Kaikki laskurivit muodostuvat toiminnanohjausjärjestelmästä ja siirtyvät automaattisesti laskulle. Laskutat tasan sen mitä sinun pitääkin.

Kustannussäästöt

Otetaan simppeli esimerkki, miten aikaa ja rahaa säästyy modernien ohjelmistojen ansiosta:

Yrittäjä laskuttaa omaa työaikaa 100 € / h. Yrittäjä tekee 8 tuntia laskutettavaa työtä päivässä + 1-2 tuntia toimistotyötä. Modernit ohjelmistot säästävät helposti tunnin päivässä työaikaa ja automatisoivat paljon manuaalityötä (kuten edellä mainitut esimerkit) jolloin yrittäjälle jää joko vapaa-aikaa tai sitten tunti päivään lisää laskutettavaa työaikaa.

Teoriassa yrittäjä voi siis tienata viikossa 500 € lisää. Kuukaudessa 2000 € ja vuodessa 24 000 €. Jos paperityötä on paljon, kustannussäästöt voivat olla vielä isommat.

Tässä on vain pieni osa hyödyistä. Mitä isompi liiketoiminta, sitä enemmän säästöjä ja tehostusmahdollisuuksia. Kysy meiltä, miten voisimme parantaa juuri sinun bisnestäsi!