Kiire - tuo tärkeän ihmisen muotisana. "Nyt on vähän kiire, ei pysty" - fraasia voi viljellä niin ärtynyt projektipäällikkö esimiehilleen kuin myös punasilmäinen koodari tuotantopalaverissa. Kiire ei ole kuitenkaan synonyymi paljon tekemiselle - kiire ja paljon tekeminen eivät ole sama asia eivätkä sulje toisiaan pois. Voi olla monta rautaa tulessa ja silti olla ihan aikataulussaan.
Kiire on yleensä seurausta liian optimistisesta suhtautumisesta omaan ajankäytön hallintaan, mikä johtaa yleensä siihen, että tehtäviä haalitaan liikaa - ja noidankehä on valmis. Lisätään siihen vielä jatkuvat häiriötekijät, kuten eri ohjelmien jatkuvat ilmoitukset, puhelinsoitot ja kollegoiden keskeytykset. Onneksi ajankäyttöä voi oppia hallitsemaan - ja vieläpä aika helpoilla keinoilla.
Kiire on yleensä itse aiheutettu. Kiire on useimmiten kuitenkin vain tunnetila ja todellisuudessa oikeanlaisella ajankäytöllä tai ajanhallinnalla varsinaista kiirettä ei pääse syntymään. Kiireen tuntu voi toisilla lisätä stressiä ja johtaa ns. prokrastinaatioon, kun taas toisille pakko on paras muusa ja tiukat deadlinet, pieni stressi ja kiireen tuntu saavat aikaan parhaat tulokset.
Ajanhallintaa voi harjoitella
Kiireen tuntua ja työmäärää voi opetella hallitsemaan. Ja se myös kannattaa, jo oman hyvinvoinnin takia. Useimmat meistä haluavat suoriutua töistänsä hyvin ja mallikkaasti, mutta ylioptimistinen töiden haaliminen todistelu- tai miellyttämistarkoituksessa on kaksiteräinen miekka. Seuraavaksi kerron muutaman helpon vinkin, kuinka ajankäyttöä voi opetella hallitsemaan. Vaikka kirjoitankin työajankäytön näkökulmasta, ei ole mitään syytä, mikseivät nämä toimisi myös vapaa-ajan ajankäytön hallintaan.
Seuraa ajankäyttöäsi
Ensimmäinen steppi on seurata esim. yhden työviikon ajan, mihin työaikaasi käytät. Kirjaa kaikki tekeminen ylös, _rehellisesti_ ja kellota ajankäyttö mahdollisimman tarkasti. Muista kirjata myös niinsanotut aikavarkaat, jotta huomaat itse, missä voit petrata. Yksi yleisin aikavaras on esim. työn keskeyttävä sähköpostiin vastaaminen tai puhelimen ilmoitusten tarkistaminen.
Saatat yllättyä, miten pienikin keskittymisen herpaantuminen vaikeuttaa aloitetun työn jatkamista.
Priorisoi
Välillä on ihan normaalia, että työtehtäviä on paljon ja ne koostuvat monista pienistä "to-do" - jutuista. Pienistä puroista syntyy kuitenkin iso virta ja tehtävien määrä voi tuntua ylitsepääsemättömältä, vaikka todellisuudessa työhön kuluva aika on hyvin pieni. Hyvä priorisointi luo pohjan ajankäytön hallinnalle.
Ydintehtävät tulisi olla prioriteettisi paikalla numero 1. Opettele priorisoimaan tehtävät tärkeysjärjestyksessä, ei kiireellisyysjärjestyksessä. Työstäsi riippuen, ota jokaisen työpäivän tavoitteeksi tehdä 1-5 ydintehtävää valmiiksi. Keskity tekemään kyseiset tehtävät päivän aikana. Näin ensinnäkin olet saavuttanut tavoitteesi ja samalla pilkot pitkän tähtäimen tavoitteet pieniksi välitavoitteiksi.
Merkitse kalenteriin "TO-DO" - varaus
Kun olet oppinut priorisoimaan tehtäviäsi, opettele hyödyntämään kalenteriasi. Riippuen tehtäviesi vaatimasta ajasta, jaa työviikosta esim. 3-6 tuntia 1-3 osaan ja sijoita ne työviikon eri päiville. Tee kalenteriisi uusi tehtävä ja merkitse tehtävän otsikoksi "TO - DO". Aseta aloitusajankohta sellaiseksi, että päivän tärkeimmät työt ovat tehty tai ne eivät häiriinny.
Tehtävän kuvaukseen voit esimerkiksi luettelomerkeillä erotella ne tehtävät, mitkä haluat ja voit tehdä TO-DO:hon varattuna aikana. Muista, ettet ole liian ylioptimistinen. Suunnittele realistinen määrä tehtäviä tehtäväksi. TO-DO - tehtävien tulisi olla helposti tehtävissä olevia, ei niin kiireellisiä tehtäviä.
Suunnittele ajankäyttösi
Maailman yksinkertaisin asia, joka kuitenkin unohtuu suurimmalta osalta tai sitten keksitään joku näppärä "ei ne kuitenkaan toteudu" - itsensä huijaus. Suunnittelulla saadaan päänuppi kuitenkin yksinkertaisesti viritettyä oikeaan työmoodiin - on helppo tarttua yhteen työtehtävään, kun tietää, että toiselle työtehtävälle on suunniteltu toinen ajankohta ja ne ovat oikein priorisoitu.
Vinkki: Jaa työpäivät 1-2 tunnin aikalohkoihin
Aikavarkaat syövät tehokkuutta huomaamatta, vaikka prioriteetit olisivatkin viimeisen päälle mintissä. Työelämän muuttuminen aikaisempaa hektisemmäksi ja jatkuva tavoitettavuus jokaisessa mahdollisessa kanavassa lisää väkisinkin viestien pirstaloitumista. Some ja puhelin puskee ilmoituksia herkeämättä ja sähköposti kilkattaa.
Jakamalla työpäivän pieniin osiin, esimerkiksi 1-2 tunnin aikalohkoihin, rauhoittaa kummasti. Voit esimerkiksi varata päivän ensimmäisen ja viimeisen tunnin sähköpostien lukemiseen ja vastaamiseen. Kukaan, joka lähettää sähköpostia, ei odota saavansa vastausta heti, eikä välttämättä tunninkaan päästä. Tai jos odottaa, sähköpostin lähettäminen on väärä valinta.
Mikäänhän ei estä pilkkomasta esimerkiksi tunnin lohkoa neljään 15 minuutin lohkoon silloin tällöin, jos esimerkiksi työn puolesta ylläpidät ja päivität useampaa yrityksen somekanavaa.
Opettele rajasi
Tehokkaalla ajankäytöllä todennäköisesti saat työpävääsi lisää tunteja, mutta muista myös opetella omat rajasi. Välillä se saattaa tarkoittaa sitä, että sanot "kiitos, mutta ei kiitos", kun joku tarjoaa lisää tehtäviä - silläkin uhalla, että sinut leimataan työtä vieroksuvaksi laiskuriksi.
Tällä en tietenkään tarkoita sitä, että työnantajan osoittamasta työtehtävästä kieltäydytään, vaan sitä, että ottaisit vastuun jonkun toisen ulkoistamasta tehtävästä. Vaikka tuntuukin hassulta, kieltäytymällä muiden tarjoamista lisätehtävistä ja tietämällä rajasi, kunnioitat omaa hyvinvointiasi, työaikaasi ja omia ydintehtäviäsi. Todennäköisesti vältyt myös useamman tehtävän hutiloinnilta.
Tuntuiko pistoa sydämessä? Me ja yhteistyökumppanimme autamme mielellämme parantamaan työyhteisön ajankäytöllisiä haasteita. Jutellaanko?
Aihetunnisteet
Sinua voisi kiinnostaa seuraava sisältö
- Kirjaudu sisään kirjoittaaksesi kommentteja
