Murretaan sähköisen taloushallinnon myyttejä

Sähköisestä taloushallinnosta kuulee välillä aika villejäkin myyttejä. Kuulostaako tämä tutulta: "Minä maksan siitä, että teen kirjanpitäjän työt"? Toinen sitkeässä elävä myytti on, että sähköinen taloushallinto on kallis investointi hyötyihin nähden. Totuushan ei voisi olla erilaisempi. Murretaanpa tässä blogissa muutama myytti.

Myytti 1: "Maksan siitä että teen kirjanpitäjän työn"

Tämähän on monelta osin väärä käsitys. Varsinaisesti työnjako ei muutu paperiseen kirjanpitoon verrattuna. Tarkastukset, tiliöinnit ja kirjanpitoon viennit tapahtuvat edelleen kirjanpitäjän toimesta, joskin suurin osa ohjelmista oppii sitä mukaa, kun töitä tehdään. Se hyödyttää molempia, sillä oppiva ohjelma nopeuttaa rutiinitöitä niin tilitoimistolta, kuin myös tilitoimiston asiakkaalta, joka käsittelee laskuja.

Mitä harva tulee nimittäin ajatelleeksi, on se fakta, että sama työ tehdään joka tapauksessa paperillakin. Mutta hitaammin. Ja sillä metodilla ei ole mahdollisuutta automatisoida mitään osia. Mieti vaikka ostolaskujen käsittelyä. Paperilaskun täytyy fyysisesti käydä jokaisella asianosaisella. Välimallin ratkaisut, kuten skannaus ja tulostelu, vie aikaa. Sen jälkeen pitää vielä kirjautua verkkopankkiin ja hoitaa maksu. Sen jälkeen paperi on toimitettava kirjanpitäjälle, joka joutuu manuaalisesti kirjaamaan laskun kirjanpitoon. Maksat käytännössä siitä, että kirjanpito ajantasaistuu ja reaaliaikaistuu.

Myytti 2: "Sähköiset järjestelmät ovat kalliita"

Fakta: huomattavasti halvempaa, kuin yrittäjän oma aika ja yrityksen ydinliiketoiminnan kasvatus ja kehittäminen. Sähköisiä järjestelmiä on markkinoilla paljon ja hintahaitari on sen mukainen. Valtaosa yritysten tarpeista ovat kuitenkin samat; laskut pitää saada lähtemään verkkolaskuina ja saatavien valvonta pitäisi olla automaattinen. Kuitit pitäisi saada kuvattua puhelimella.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston ostaminen tai vuokraus yrityksen käyttöön suoraan, on yleensä selvästi kalliimpaa, kuin sovellusvuokraus tilitoimiston kautta. Tässä puhutaan satojen eurojen erosta kuukausitasolla. Tyypillinen sähköisen taloushallinnon ohjelmiston kuukausihinta vaihtelee n. 10-100 euron välillä.

Jokainen voi laskea, kuinka paljon enemmän yritys voi tehdä ydinliiketoimintaa ja lisää tulosta, kun aikaa laskutettavaan työhön jää tunteja viikko- ja kuukausitasolla.

Myytti 3: "Kirjanpitäjän työ vähenee ja laskutus pysyy samana"

Jos näin on, tässä on linkki meidän tarjouspyyntölomakkeelle. Tosiasiassa kirjanpitäjän työ ei tuntitolkulla romahda, vaan se järkevöityy ja tasoittuu pitkin kuukautta. On toki täysin totta, että turhat rutiinityöt vähenevät, mutta tilalle tulee ennakoiva ja konsultoiva asiantuntijatyö. Tai ainakin pitäisi tulla. Ja siitä tilitoimiston asiakkaiden kannattaisikin maksaa, ei niinkään rutiinityöstä, joka ei tuota varsinaisesti arvoa.

Täysi hyöty sähköisestä taloushallinnosta saadaan irti, kun mukaan otetaan raportointiin ja budjetointiin sopiva järjestelmä sekä sen mukaiset asiantuntijapalvelut. Esimerkiksi budjetti, vertailu ja ennustaminen tapahtuu käytännössä automaattisesti sitä mukaa, kun liiketoimintaa tapahtuu.

Myytti 4: "Sähköpostilaskut ovat sähköisiä laskuja"

Eivät ole. Eikä sähköpostiin skannattu paperinen ostolasku ole sähköistä ostolaskujen kierrätystä. Hyviä alkuja sähköistymiselle toki.

PDF-muotoinen lasku ei ole verkkolaskustandardin mukainen sähköinen lasku. Sähköpostilaskuista voidaan toki erillisellä ohjelmalla skannata tarvittavat tiedot ja muuttaa ne sähköiseen, konekieliseen muotoon, mutta se on tehtävä erikseen ja ohjelmalle on opetettava jokaisen toimittajan kohdalla tiedot, mitä lukea ja mistä.

Tässä vähän tällaista propellihattujen kieltä, jonka käännän kansankielelle:

Verkkolasku on lasku sähköisessä muodossa ja jonka tiedot ovat konekielisessä muodossa, XML-sanomana. Suomessa käytetään sanomamuotoina Finvoicea ja TEAPPSXML - muotoja.

Mitä verkkolaskustandardi sitten tarkoittaa kansankielelle käännettynä?

Käytännössä sitä, että Suomessa on käytössä standardi malli, jonka tiedot ovat aina samalla tavalla luettavissa ohjelmasta riippumatta. Olet ehkä huomannut, että paperilaskut eivät muistuta toinen toisiaan. Useimmissa laskun oleellisimmat tiedot löytyvät paperin alalaidasta, mutta toisissa paperilaskuissa ne ovat ripoteltu pitkin sivuja.

Sähköisessä laskussa tiedot ovat aina samassa muodossa, josta ohjelma osaa automaattisesti löytää ja poimia laskulta löytyvät tiedot, ihan sama miltä laskun kuva itsessään näyttää. Eli ohjelmat etsivät koodista tietyn standardinmukaisen kohdan, josta tietyt tiedot poimitaan.

Myytti 5: "Pitää olla hyvät IT-taidot"

Ei tarvitse. Mitä vähemmän puhut tietotekniikkaa, sitä suuremmalla syyllä sähköisen taloushallinnon ohjelmisto kannattaa vuokrata tilitoimiston kautta. Kun puhutaan sovellusvuokrauksesta, ohjelmistoon kuuluvat huollot, päivitykset, varmistukset, tietoturva ja varmuuskopiot kuuluvat muille osapuolille.

Itse käyttäminen on hyvin yksinkertaista ja loogista ja modernit ohjelmat tekevät paljon asioita automaattisesti. Suurin osa moderneista taloushallinnon ohjelmistoista on myös yhteiskäyttöisiä tilitoimiston kanssa, joten tuki on saatavilla helposti.

Kuopion Ykköstilien palvelu sisältää aina ohjelmiston käyttöönoton ja uuden ohjelmistoasiakkaan kanssa käydään aina ohjelmiston toiminnot läpi.

Myyttejä taloushallinnon alalta löytyy pilvin pimein ja tässä on ehkä yleisimmät sähköiseen taloushallintoon liittyvät myytit. Halutessasi, otahan yhteyttä ja kerro oma myyttisi ja minä teen parhaani murtaakseni sen.